文書専門職：職責

ドキュメントフローは、アクティビティの重要なコンポーネントであり、あらゆる組織、組織、企業の管理に不可欠な要素です。ビジネスペーパーは適切に構成され、体系的に保管され、最適に移動されなければなりません。経済の発展に伴い、人間の活動のあらゆる領域における情報の流れとドキュメントの数は増加しています。したがって、今日では、かなり新しい職業-ドキュメントマネージャー-の需要が高まっています。

ドキュメントマネージャーとは

ドキュメントスペシャリストは、ドキュメントの登録と会計に従事するスペシャリストです。関連する職業は秘書、アーキビスト、書記です。

経営者の管理文書は、基準に従って適切に作成され、従業員、正確には注文の対象となった従業員の注意を引く必要があります。文書は古くなり、発行部数が多くなる傾向があります。この場合、それらは記録保持に関する立法行為に従って分類され、アーカイブに配置される必要があります。これはすべてドキュメントマネージャーによって行われます。

文書専門家の職務は退屈に思えるかもしれません。しかし、これは一見しただけです。ドキュメントマネージャーの手によって、特に企業でのドキュメント管理のみを担当している場合、すべての情報フローが通過し、すべての部門の作業を追跡し、会社の活動と発展のメカニズムを理解することができます。

大規模な組織では、文書を扱うスペシャリストの責任は通常、分担されています。設計、登録、電子データベースへの入力、実行制御、保管は、さまざまな人や部門全体で行われます。

ドキュメントマネージャーが知っておくべきこと

情報が簡潔、明確、かつ明確に提示されたドキュメントを正しく作成するために、専門家は、あらゆる種類のドキュメントを編集する目的と形式を知っている必要があります。法的拘束力のある文書がどのように見えるかを知るためには、法の基礎を所有している必要があります。

今日、ほとんどのドキュメントは電子メディアに保存されており、コンピューターで情報を交換する必要があるため、ドキュメント管理の専門家はソフトウェアを理解する必要があります。彼は電子データベースを作成し、ドキュメントの作成、保存、送信のための自動化システムを提供する担当者と通信できる必要があります。

ドキュメントをアーカイブに保存するには、スペシャリストは特定のルールと仕様を知っている必要があります。文書の目的とその機密性、条件、保管条件-これらの基準に従って、アーカイブ内の文書を並べ替え、効果的な検索システムを作成する必要があります。

文書化の責任

機関のドキュメントマネージャーの職責には、

-文書の準備、会計、保管、および管理。

-ワークフローの体系化とドキュメントの移動の確保。

-組織内での最適なドキュメントフローの構成。

-ストレージの編成とドキュメント分類子の開発;

-分類、価値の調査、および有効期限が切れたドキュメントのアーカイブへの転送。

-入力ドキュメントの合理化。

-標準のフォームとドキュメントのシートの開発;

-登録番号、インデックス、電子ストレージアドレスの作成を伴うドキュメントベースの作成。

-会議、交渉、会議に必要な資料の準備。

主要なドキュメントマネージャーは、実際には同じように公式の職務を実行しますが、責任の割合が大きくなり、さらに下位の従業員にタスクを提供します。

教育機関のドキュメントマネージャーの職責

教育機関の文書管理者は、他の立法行為の中でも、ロシア連邦の「教育について」の法律を知っている必要があります。幼稚園と学校のスタッフは限られているため、ドキュメントマネージャーは、秘書、事務員、およびスタッフワーカーの職務を兼ね備えており、教育機関でドキュメントを操作するための方法論的な推奨事項（ロシア連邦教育省の手紙、02.12.2000 No. 03-51 / 64）。

幼稚園のドキュメントマネージャーの職務には、とりわけ、従業員との雇用契約の準備、個人ファイルの実行、および児童図書の保管が含まれます。彼はまた、軍の登録デスクと協力し、機関に軍の責任のある従業員がいる場合は適切な文書を維持します。

文書管理者は、偶発の動きに関する管理文書のドラフトを作成し、個人ファイルに記入し、生徒のアルファベット順の本を保管し、学校の従業員の学校勤務時間を考慮に入れ、学生の個人ファイルのアーカイブへの転送を処理および処理することにより、学校での公務を補完します。

高等教育機関は教育活動だけでなく科学活動も行っています。

専門家は会議や会議に備えて文書を準備し、学部長に代わって議事録や電話での会話を続ける必要があるため、大学の文書管理者の職務は、少なくとも一般的に特定の教員のプロフィールを理解させるものです。

ドキュメント管理スペシャリストの個人的な資質

注意力は、ドキュメントを扱うスペシャリストの最も重要な品質です。正確さ、細心の注意、および責任は、ビジネスペーパーでの作業に必要な個人の資質のリストを補完します。データの誤り、法律違反、文書の紛失は、契約または人事監査を締結する際に会社に多大なコストをかける可能性があります。

ドキュメントマネージャが使用する大量の情報には、十分なメモリが必要です。

彼は、あらゆる分野で働くために、論文を扱うときの忍耐力と読み書き能力、人事管理の分野、組織力、創造性、コミュニケーション能力を必要としています。

ドキュメントマネージャーが最適なワークフローと分類子を編成するには、適切な目標を設定し、会社の構造、いわゆる起業家としての資質を扱うことが必要です。

多くの場合、中小企業ではドキュメントマネージャーが一人で働いています。自己組織化、規律、および自己制御は、効果的な作業を組織化するのに役立ちます。

ドキュメント要件

ドキュメント管理のための強固な規制の枠組みにはトレーニングが必要です。そのため、採用にあたっては、「書類」、「企業の書類支援」の高等教育機関または中等特別教育機関の卒業証書が必要です。また、関連する専門分野として、「法学におけるドキュメントサポート」または「企業の情報サポート」があります。

ワークフローに関連する高等機関の立法および条例、行政、規範、およびガイドドキュメントは、ドキュメントマネージャーが知っておくべきドキュメントの一般的な要件です。職務責任には、自動制御システムの設計と運用に関する文書化システムの分析、研究、設計、実装、開発の方法に関する知識、または少なくともその基本が必要です。アーカイブと基本的なプログラミングの編成。

ドキュメントマネージャーの職業の長所と短所

ドキュメントマネージャーの職業は普遍的です。卒業証書と専門分野の知識により、ワークフローはどこにでもあるため、卒業生はあらゆる組織で働くことができます。これは職業の主な利点です。

2番目の利点は、単なるドキュメントマネージャーではなく、管理者、アーキビスト、書記、アシスタントセクレタリー、オフィスマネージャー、アシスタントマネージャーとして働く機会と考えることができます。

3番目の利点は、一見定型的な作業にもかかわらず、ドキュメントマネージャーが組織内の情報フローの中心にあり、その秘密のほとんどすべてを所有していることです。時には、上級管理職に加えて、彼はこれらの秘密の唯一の所有者です。

仕事の経験と起業家精神により、ドキュメントマネージャーは、必要に応じて、情報サービスの提供のために自分のビジネスを編成できます。

この職業の利点には、企業のプロファイルや厳しい勤務スケジュールに関係なく、オフィスでの良好な状態での仕事が含まれます。

ドキュメンタリーの専門家の不利な点は、統一性であり、最も重要なのは大きな責任です。

ドキュメントマネージャーはどこで機能しますか？

プロファイルで教育を受けたドキュメントマネージャーは、すべてのタイプのドキュメント（経理、人事、科学、技術）を扱うことができるため、さまざまな組織で需要があります。

-当局では、地方と州の両方。

-部門の管理機関。

-エンジニアリングと設計のアーカイブおよびドキュメンタリーサービス、研究機関、医療、アーカイブ、図書館、博物館、法執行機関。

-管理サービスおよび商業構造の部門：事務処理、オフィス管理、人事管理;

-情報システムの開発業務、文書化コンサルティング、情報セキュリティ監査。

ドキュメントマネージャーのキャリアの成長は、仕事の場所に依存します。大規模な構造では、彼は事務局長、小規模では副マネージャーに昇格することができます。ドキュメント管理のキャリアの頂点は、政府とロシア連邦大統領のためのドキュメントの準備と考えることができます。