オフィスマネージャー-それは誰ですか？オフィスマネージャーの職務

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「プランクトン」、「マネージャー」-これらの公平な定義はすべて、オフィスワーカーの仕事に関連しています。しかし、そのような仕事はそれほど役に立たないのでしょうか？オフィスマネージャー-それは誰ですか？彼の責任は何ですか？

オフィスマネージャー-それは誰ですか？

オフィスマネージャーの職業は秘書の職業と混同されることがよくあります。しかし、これらの専門分野の間にはまだ違いがあります。それで、オフィスマネージャー-それは誰ですか？

このエリアのマネージャーは、オフィスマネージャーまたは管理者です。それは事務を規制し、従業員と上司、クライアントと従業員などの間の重要な情報リンクです。

組織の活動が活発になるほど、組織の日常的な小さな問題やドキュメントに関する問題が増えます。彼らの実装とオフィスマネージャーを提供します。

彼はすべての現在の文書と上司からの命令が適切に実行されることを確認します。同時に、行政命令は会社の従業員に予定通りに伝達されるべきであり、訪問者からのすべての苦情は考慮されるべきであり、従業員の提案は当局に伝達されるべきです。

このように、オフィスでの仕事や社内でのコミュニケーションは、部分的にはオフィスマネージャーの肩にかかっています。

勤務地と給与

オフィス、マネージャー、および少なくとも数人の従業員を抱える会社では、オフィスマネージャーが必要です。小規模な組織では、そのようなスペシャリストの責任のリストは、たとえば大企業の場合よりもはるかに小さくなります。大企業では、複数のオフィスマネージャーがいる場合があり、それぞれが自分の部門に割り当てられています。

このようなスペシャリストの需要は非常に高く、おそらく成長し続けることがわかりました。しかし、実際にはキャリアの見通しはありません。特に、オフィス管理に加えて、人がもはや職業を所有していない場合。

職務はそれほど複雑ではないという事実により、少なくともロシアでは、1つの仕事の競争は非常に高くなっています-欠員のために6人。同時に、給与は資本基準で低い-27千ルーブル。

文化的な首都-サンクトペテルブルク-では、そのような労働者の給与は約5〜7千人低く、競争は何倍も高くなっています。国の周辺に行くほど、給与が低くなり、求職者が増えます。

必要な個人的資質

事務局長の受注は、原則として、迅速かつ迅速に執行する必要があります。したがって、申請者はまず第一に、勤勉さ、迅速さ、時間厳守が要求されます。優れた記憶力と集中力も重要です。

このポジションを保持する人は、友好的で社交的である必要があります。なぜなら、状況によっては、クライアントの前で会社の代表として行動するからです。

オフィスマネージャーは、ビジネス交渉や企業会議の組織に関与していることが多いため、有能で論理的に体系化されたスピーチと、優れたビジネス倫理を持っている必要があります。

優れた電気技師の電話番号や昼食の配達サービスなどの役立つ知識も害にはなりません。実際、多くの企業では、オフィスでの秩序や従業員の満腹度もマネージャーによって管理されています。

必須のオフィスマネージャースキル

そのような従業員の最初の要件は、PCとインターネットについての十分な知識です。WordとExcelに加えて、申請者がPhotoshopまたはOffice Picker Managerを所有する場合、これは彼を雇うもう1つの理由であり、他の誰かではありません。
高速印刷。テキストをすばやく入力する機能は、オフィスマネージャーにとって最も重要なものの1つです。
大企業で就職する場合は、前職で取得した行政管理のスキルが必要です。
書類スキル。ドキュメンテーションは、このタイプのスペシャリストの主な責務の1つであるため、基本的な知識が不可欠です。
オフィス機器の自信を持っての使用。ファックス、プリンター、スキャナー-これらすべては、オフィスマネージャーの能力の範囲内である必要があります。
有能で外交的なコミュニケーションのスキル。オフィスマネージャーは、有能なコミュニケーションだけでなく、必要に応じて紛争状況を解決できなければなりません。
外国語に堪能であること。国際的な大企業では、オフィスマネージャーは少なくとも基本的な英語に堪能でなければなりません。

職務内容の一般規定

オフィスマネージャーの地位は会社の最高経営責任者によって承認されます。異なる会社では、それはいくつかの点で異なる場合がありますが、一般的にその主要な規定は変更されません。特定の義務を果たすことが計画の一部ではなかったことを後で文句を言わないように、雇用契約に署名する前に、作業指示に慣れる必要があります。

一般規定は以下を示す場合があります。

誰がオフィスマネージャーを雇う責任があるか;
彼の職を解任する権利を有する者;
従業員の報告先;
誰がオフィスマネージャーに報告するか;
不在時に事務局長等の業務を行う者

通常、オフィスマネージャーはCEOに直属します。オフィスの管理者は、宅配便、運転手、掃除人などを報告します。

また、一般規定では、説明されている職位について、どのレベルの資格を持つ従業員を受け入れることができるかを指定できます。

直接業務

指示の次の段落では、オフィスマネージャーの職務について説明します。

求人の履歴書については、多くの場合、応募者は別の列に、以前の事務職でどのような責任を果たしたかを記入します。したがって、雇用主は申請者のスキルに関する詳細情報を取得します。

オフィスマネージャーの直接の責任となる可能性のある項目は何ですか？

電話の監督。従業員はできる限り着信に応答し、相手からの質問に回答し、送信するように要求した情報について上司に通知する必要があります。
ドキュメンテーションのキュレーション。文書の保管と会計、通信の制御、注文の実行など。-これらはオフィスマネージャーの直接の責任です。
ドキュメントの複製。上司からの特別な指示により、従業員は作業のコピーと複製を行います。
手紙、リクエストを作成する-つまり直属の上司の要請に応じて、パートナー、顧客、またはサプライヤーと通信します。

オフィスマネージャーの職務には、少なくとも6つの他のタイプの作業が含まれる場合があります。ただし、各企業では、このカテゴリのスペシャリストの負荷は個別に決定されます。

オフィスマネージャーの権利

オフィスマネージャーの指示には、職務だけでなく権利も含まれます。

完全な情報を提供するため。特定のタスクを実行するために、オフィスマネージャーは、必要な機密情報を含む、その量の情報の提供を要求する権利を有します。
適切な合理化の提案。事務処理のために、事務総長の革新または追加注文が必要な場合、マネージャーはそれらを紹介することを申し出る権利を有します。
適切な労働条件が必要です。必要な条件が整っていないために職務を遂行できない場合は、オフィスマネージャーがその作成を要求する場合があります。
能力の範囲内で行動する。職務内容を調査した従業員は、自分の能力の範囲内でのみ、意思決定および命令を行う権利を持っています。

これは、オフィスマネージャーが持つ権利の大まかなガイドです。機関の詳細に応じて、追加または削減される場合があります。

責任

オフィスマネージャーは、ある程度の責任も伴う職業です。規則違反の範囲と罰則は、各雇用者が個別に決定します。職務説明で責任を負う最も一般的なポイントは、次のようなものです。

彼らの義務に対する怠慢な態度のために。注文の早すぎる実行およびその他の過失は従業員の責任であり、そのため回答する必要があります。
機密情報の開示について。雇用契約や職務説明では、情報の機密性に関する条項を注意深く読む必要があります。彼女の開示については、ほとんどの場合あなたは仕事を失う可能性があります。
能力の違反について。従業員の能力の範囲を超える行動は許可されていません。
勤務スケジュール違反等作業スケジュール、火災安全規則、または安全対策の違反も従業員の責任です。

職業の長所と短所

この職業には、他の多くの人と同様、多くの長所と短所があります。それで、オフィスマネージャーに取り組むことの利点は何ですか？

この分野で働く労働者の反応は、まず第一に、この職業に対する高い需要に関係しています。この分野である程度の経験を積んだ後、より良い有給の仕事を見つけることは難しくありません。仕事の過程で習得するこれらの管理スキルは、日常生活に関連しています。さらに、オフィスマネージャーとして働くことで、コミュニケーション能力を伸ばすことができます。

マイナスの1つは、従業員が経験する心理的負担の増加です。これは、1営業日でさまざまな問題の多くを解決する必要があるためです。さらに、マネージャーは直接の職務に加えて、個人的な要求や追加の指示をオフィスマネージャーに課すことがよくあります。

職業をどこで勉強しますか？

これが何であるかは上から明らかです。しかし、この職業はどこで学べますか？

どの大学でもオフィスマネージャーを準備する特別な学部はありません。しかし、多くの場合、マネージャーは高等教育を受けた人にこの役職を任せたいと考えています。これがどのような教育になるかは必ずしも重要ではありません。主なことは、申請者が大学を卒業していることです。地方都市では、この地位は9つの教育クラスの後でさえ取ることができます。各会社は、必要なオフィスマネージャーを個別に決定します。

とりわけ、雇用主は候補者の他の特徴に関心があります。