貴重な従業員を見つけるためのジョブプロファイルを作成する方法

各マネージャーまたは人事マネージャーの前に、遅かれ早かれ、空席を埋めるという問題が発生します。良いスペシャリストを選ぶのは簡単なことではありません。この目的のために、マネージャーは、申請者の要件をナビゲートするのに役立つジョブプロファイルを作成することがよくあります。

コンセプトの定義

ジョブプロファイルは、ジョブの候補者が満たす必要がある専門的および個人的な能力のセットです。現時点では、特定の職業の代表者が持つべき特性の正式な説明はないため、マネージャーはこれらのドキュメントを個別に作成します。

職位のプロファイルは、従業員が職務を遂行しなければならない基準の一種であると言えます。説明は詳細かつ最も重要な-現実的である必要があります。ドキュメントには、次の主なアイテムが表示されます。

• 特定の企業の組織構造における地位の位置と重要性。
• このポジションで受け入れられた従業員が実行しなければならない機能的責任。
• ポジションの候補者が持つべきコアコンピテンシーをリストしたプロファイル。
• 特定の職務の遂行に必要な個人の資質;
• 組織が従業員に提示する要件の最小リスト。

したがって、ジョブプロファイルは、従業員が満たさなければならない一連の特性であると言えます。これは、責任と申請者の資格と個人的なパラメータを説明する特定の基準です。

ジョブプロファイルが必要な理由

人事マネージャーは空いているポジションを閉じるという問題に定期的に直面しています。ポジションの完全なプロファイルを作成していないため、従業員の直接選択を続行しないでください。このドキュメントは、次の場合に使用されるヒントです。

• 空いているポストを埋めるための候補者の選択;
• 職位へのコンプライアンスの程度を明らかにするために、すでに働いている人を認定するため（これは、試用期間を過ぎた従業員にも適用されます）;
• スタッフのトレーニングと高度なトレーニングの計画を作成するため。
• 将来のために人員の予備を作成する必要がある場合。
• キャリアの成長と組織の上級職への従業員のさらなる昇進を計画するため。

多くの場合、投稿の候補者のジョブプロファイルは、ジョブの説明と混同されます。2つのドキュメントの根本的な違いは、2番目のドキュメントが法的要件に基づいてコンパイルされることです。職務記述書は、特定の組織の特定の従業員のためではなく、職業全体のために準備された一般的な文書です。それは主な責任と労働条件を定義します。ジョブプロファイルは、内容と構造に関する明確な要件を持たない、ローカルな性質のドキュメントです。人事マネージャー（または他の人事従業員）は、自分の経験または組織の一般的な実践に基づいてそれを編集します。

専門能力

各ポジションでは、従業員が特定の能力を所有する必要があります。これらは、特定の作品のパフォーマンスに必要な資格特性です。したがって、投稿のコンピテンシープロファイルには通常、次の項目が含まれます。

• 戦略的思考（考えられるリスクと代替オプションを考慮に入れて長期計画を立てる能力を意味する）;
• 他者への影響（自分の視点を守る能力、および他人にその正当性を説得する能力）
• 問題解決スキル（非標準の状況や困難に適切に対応し、それらからの方法をすばやく見つける能力）;
• 情報検索（データの選択とフィルタリング、関連するソースを見つけて使用する機能）;
• クライアントや取引相手と協力する能力（関心を考慮に入れ、心理学を理解し、希望とニーズを満たすこと）;
• 柔軟性（状況の変化に応じた迅速な対応と意思決定）;
• 品質に焦点を当てます（すべての要件と標準の知識と達成、および継続的な改善への要望）。

問題のポジションに応じて、コンピテンシーのリストを拡大または縮小できます。職位の専門家のプロファイルには、要件だけでなく、その重要度（基本、高、最大）の程度も含まれています。この指標は、インタビューまたは特別な心理テストによって決定できます。

コンパイル方法

投稿のプロフィールを作成するのはかなり面倒なプロセスです。その必要性は、このドキュメントにより、貴重な従業員が持つべきパラメータを決定できるという事実によるものです。プロファイルを正しく作成すると、人事担当者は新入社員の検索と選択のプロセスを大幅に促進します。ドキュメントをコンパイルするとき、いくつかの推奨事項とルールに従うことは価値があります。

• 投稿のタイトルは簡潔で、その本質を明確に反映している必要があります。従業員の主な責任のリストを含む短い説明を書くことも価値があります。タスクのリストとして表示できます。これは、投稿のプロファイルの基礎になります。
• 職位に関する基本情報のリストには、仕事の順序だけでなく、面接の重要なポイントの1つとなる給与の額も含める必要があります。また、従属の階層と、新入社員が対話する必要のある人のおおよそのリストを説明する価値もあります。
• 職務を遂行するには、一連の特定の能力が必要です。このリストは広すぎてはいけません（10ポイント以下）。それは、個人的な経験、理論的研究、従業員の観察、および社会学的調査に基づいて編集できます。コンピテンシーをいくつかのグループ（たとえば、特定のグループと企業）に分割できます。

プロファイルは簡潔かつ容量の多いものでなければなりません。これにより、処理に時間をかけずに包括的な情報を取得できます。

作成の主な段階

ジョブプロファイルの開発には、いくつかの連続した段階があります。

• 文書の準備の最初の段階では、企業の詳細に関するすべての情報だけでなく、職務の説明も慎重に検討する必要があります。標準化されたフォームを使用して、従業員へのインタビューや社会調査を実施できます。
• 次に、作業に直接関与する人の輪を決定します。多くの場合、人事担当者はこの問題を扱います。ただし、プロファイルがコンパイルされる他のサービスのマネージャーを関与させることも重要です。作業は、結果を最終的な作業ドキュメントに統合して、共同または個別に実行できます。
• 第3段階では、企業内の位置の場所を決定するために、企業の組織構造を調査します。新入社員がレポートを保持する部下と直属の上司を特定する必要があります。
• 以下は、特定のポジションに対応する機能的責任の詳細な説明です。基本は法的行為だけでなく、特定の企業での個人的な経験でもあります。
• 5番目の段階では、人事マネージャー（またはプロファイルの作成に関与する別の専門家）が、職務を遂行するために必要な知識とスキルのリストを決定する必要があります。それは専門的な能力についてです。
• コンピテンシーを定義したら、専門家がそれらを所有する必要があるレベルと同様に、重要度に従ってそれらを配布することが重要です。これにより、選択プロセスが容易になります。
• 次に、ワーキンググループの参加者は、空席を埋めるための申請者がどのような個人的特性を持つべきかを決定しなければなりません。後者は発展する可能性があり、前者は作業プロセスへの深刻な障害になる可能性があるため、時々、性格特性は専門能力よりもさらに重要です。
• 第8段階では、従業員の一般的な要件を決定する必要があります。通常、性別、年齢、教育のレベル、または職業経験などです。最初の2つの記号は常に使用に適しているとは限らないことに注意してください。これは、法律がそれらを差別として解釈できるためです。
• 最後の段階には、従業員の作業効率を決定する基準の定義が含まれます。試用期間中、または既存の労働者の労働の質を定期的に評価するために使用できます。

このアルゴリズムは、すべての組織のコンプライアンスに必須ではないことに注意してください。企業の規模や組織構造の詳細によっては、一部の段階が省略されたり、追加の段階が導入されたりする場合があります。

サンプルのコンパイル

現在のところ、職務の要件のプロファイルをまとめる統一された形式はありません。そして、各企業の職業自体に特定の要件がある場合があります。それにもかかわらず、人事マネージャーはすでに、ジョブプロファイルのコンパイルに基づいて特定のプラクティスを開発しています。サンプルは次のようになります。

• 人材配置表による役職。
• 簡単な説明（従業員がすべきこと）;
• 必須条件（作業スケジュール、報酬レベルなど）;
• 求職者に提示される要件（教育レベル、特定の分野での実務経験、特定の特別なスキル）
• 職責の拡張リスト。
• 特定の組織の潜在的な従業員が持つべき企業の能力;
• 心理テストおよび従業員の特定の地位へのコンプライアンスを評価するその他の方法。

これはおおよそのテンプレートです。ほとんどの場合、これはジョブプロファイルの構造です。組織の構造に応じて、サンプルは拡大または縮小されます。特定の投稿に追加のパラメータを入力することもできます。

HRプロファイル

従業員の質的構成はこの従業員に依存しているため、人事部長は企業で最も責任のあるポジションの1つです。そのため、人事担当者に対して特別な要求があり、職位の概要などの文書に反映されています。サンプルは次のとおりです。

• 人との作業スキル（人事部長はコミュニケーションと紛争の解決が必要です）;
• 迅速な関与（HRスペシャリストは無関心ではなく、特定の問題の解決に関心を持っている必要があります）。
• 人材の構造と質の向上に関連する問題について率先して行動する。
• コミュニケーションへの開放性（この特質は、職位の特定の特徴を考慮すると必要です）;
• 現在の問題の解決への熱意。
• チームの他のすべてのメンバーに送信される前向きな気分。
• 会話を行う能力（潜在的で実際の従業員との会話で主導的な役割を果たすのはマネージャーです）;
• リーダーシップスキル;
• 人前で話す能力（レポートや上級管理職へのレポートの提示、部下向けのセミナーの実施）
• 緊急事態で創造的な意思決定を行うための非標準的な考え方。
• 弁論的スキル、発言の説得力;
• 思考の速さと行動の速さ。
• 変化する状況に適応する能力（および新規採用の従業員を支援すること）;
• リスクに対する恐れの欠如（この特徴は中程度にはっきりと示されているはずです）。
• 意思決定における独立;
• 実験し、管理への新しいアプローチを見つける能力;
• ストレスの多い、ストレスの多い状況を無効にするのに役立つユーモアのセンス。

要員の選出を担当するマネージャーの地位のプロファイルは、どの企業でも重要なポイントの1つであるため、特に注意して作成する必要があります。このポジションを申請する人は、人事の形成に対する責任が負うのは肩の上にあるので、要件を完全に遵守しなければなりません。

セールスマネージャーの要件

多くの場合、あなたはセールスマネージャーとしてそのような欠員に会うことができます。多くの若者が同様の仕事からキャリアパスを始めるという事実にもかかわらず、すでにこの段階で応募者にはかなり深刻な要件が課されています。セールスマネージャーのポジションの典型的なプロファイルは次のとおりです。

• 幅広い人々（サプライヤー、顧客、顧客など）との継続的なコミュニケーションの準備。
• 取引相手との交渉後、迅速に意思決定を行う能力。
• 会話で楽観的な気分を維持し、信頼の雰囲気を作り出す能力。
• 思考の創造性（製品のプレゼンテーションで重要）
• 時間を合理的に整理する能力（仕事には多くの毎日の会議や交渉が含まれるため）
• 請負業者や顧客とのコミュニケーションにおける外交の調子;
• 感情的なバランス、ストレスの多い状況でも冷静さを保ち、紛争から抜け出す方法をすばやく見つける能力。
• 性格の異なるタイプの共通言語を見つける能力;
• 販売されている製品への忠誠。

ポジションの非常に近似したプロファイルが与えられていることは注目に値します。特定の組織のニーズに応じて、例を拡張または短縮できます。

ジョブプロファイルへの基本的なアプローチ

ジョブプロファイルの開発は、2つの主要なアプローチに従って実行できます。

• 状況に応じたアプローチは、空いているポストを閉じることが急務である場合、ドキュメントが緊急ベースで編集されることを意味します。時間は非常に限られているため、文書は非常に大まかに作成され、潜在的な従業員の最も基本的な要件のみを示しています。将来的には、このワークピースは完全なプロファイルを形成するのに役立ちます。
• 方法論的アプローチは徹底的な作業を意味し、その結果、地位、必要な能力、個人の資質、および責任の機能領域の明確な特徴が開発されます。これにはすべての包括的な情報が含まれるため、要員の検索と選択において作業文書と見なされます。組織が何らかの改革を受けると、プロファイルも変更されます。

調査結果

要員の選択を成功させるためには、企業でポジションプロファイルを作成することが重要です。この問題は法律で規制されておらず、企業経営者の裁量に任されているため、統一されたドキュメントの例を示すことは非常に困難です。

プロファイルは、特定の空席の候補者の選択に使用される主要なツールの1つです。また、本書によれば、定期的な要員認証や試用期間の結果に基づく検証を行うことができます。調査の結果に応じて、資格レベルを改善するための指示を特定できます。

プロファイルをコンパイルするときは、2つの方法のいずれかを使用できます。欠員のクローズが緊急の状況が発生します。この場合、主要な特性のみを示す非常に近似したジョブ記述を作成できます。方法論的アプローチについて話す場合、スタッフの選択の練習で常に使用されている詳細なドキュメントが作成されています。

ジョブプロファイルを作成する一般的なプロセスには、いくつかの連続する段階があります。まず、規制の法的行為によって提起された職業の特徴とその要件を調査します。文書の作成に参加する有能な専門家のグループを形成することも必要です。プロファイルは、企業の組織構造を考慮して作成されるため、慎重に検討する必要があります。このドキュメントの主要な部分は、潜在的な従業員の職責の説明と、コンピテンシーの要件です。個人の資質（社交性、ストレス耐性など）にも注意を払う価値があります。