秘書機能を持つオフィスマネージャーの職務内容：機能と要件

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会社の責任者とその従業員だけを含む小さなスタッフであっても、組織の力であり、作業プロセスを指示および制御できる責任のある従業員が必要です。このアイデアは、オフィスマネージャーの職務説明のテキストを決定します。

そのような立場では、申請者は一連の特定のスキルと適切な教育、さらには人々と交流する能力を持っている必要があります。ただし、この要件のリストはこれに限定されません。

仕事内容

求人に応募する段階で、候補者は自分の権利、職務、会社での責任の範囲を規定する規範的な行動に慣れることができます。このようなドキュメントは、ジョブの説明と呼ばれます。5つの主要セクションで構成されています。

一般規定これらには、すべての組織情報が含まれています。企業の名前、保有ポジション、および所属する構造単位です。また、従属、職階と解任の手続き、および教育と資格の要件も示しています。
義務。このセクションでは、従業員の責任とその実施方法を示します。
従業員の権利、つまり、職務の効果的な遂行に寄与するすべての追加機能。
責任。このセクションに従って、経営陣は労働の質、昇進または罰金の評価を決定します。
関係。このセクションは、従業員の職務を遂行する過程で生じる可能性のある外部および内部ユニットとのすべての通信を管理します。

職務記述書作成の原則

そのような文書を作成するための規範的なベースは、マネージャー、専門家、およびその他の従業員のポストの資格ディレクトリです（1998）。その開発中、従業員が職務を遂行するための地位と条件の説明にかなりの注意が払われました。仕事の詳細は、ドキュメントのタイトルに含まれています。たとえば、「秘書の仕事の説明」（オフィスマネージャーまたは主任会計士）です。

さらに、名前が同じでタスクが異なる2つの投稿がある場合、これらの違いを反映して異なるドキュメントを準備する必要があります。人事担当役員の事務局長の職務内容は、秘書に対する同じ規制法とは一定の違いがあります。

Office Managerの要件

何らかの方法で、ポジションの候補者は人々を導く必要があります。それは、小さな会社のほんの数人の人でも、大企業の管理スタッフ全体でもかまいません。当然、申請者は自信を持ってPCユーザーであり、他のオフィス機器（スキャナー、プリンター、またはFAX）で作業できる必要があります。多くの場合、オフィスマネージャーは会社の代表者であるため、必須の演説とビジネスレターを書く能力が前提条件です。多くの場合、企業はそのような従業員に事務処理と労働法の基本を知ることを要求します。少なくとも1つの外国語に堪能であることは依然として望ましいスキルですが、大企業に申し込む場合、これはすでに必須要件の1つです。

場合によっては、オフィスマネージャーは自分の職務を他の従業員の機能と組み合わせる必要があります。これは必要なスキルの増加につながります。したがって、会計士の機能を持つオフィスマネージャーは、適切な教育を受け、特別なプログラムを持っている必要があります。

主な責任

秘書機能を備えたオフィスマネージャーの典型的な仕事の説明には、次の項目が含まれます。

着信と発信の両方のメールの処理。社内での再配布。
契約および契約に基づく義務の履行のタイミングの制御。
発信と着信の呼び出しを行う。
クライアントおよびパートナー企業の代表者と協力する。
必要な文房具の可用性を監視します。
オフィス機器を稼働状態に維持し、故障した場合は専門家に連絡する。
作業スケジュール内の時間の分布（場合によっては、頭の場合）;
必要なイベント（会議、会議、出張、企業パーティー）の組織化。
会議のログ記録。
企業サイトの新鮮なコンテンツの更新と補充。

このリストには、基本的な要件のみが含まれています。締結した労働契約の内容により、その他の項目を追加する場合があります。たとえば、人事担当者の機能を備えたオフィスマネージャーの職務記述書では、従業員がすべての会計ドキュメントを適時に保管し、提供するか、欠席した場合は人事部門の責任者を交代させる必要があります。

追加の責任

主な機能に加えて、オフィスマネージャーの職務の説明には、会社の方向によって異なるさまざまな責任のリストが含まれています。オフィスマネージャーは、行政当局との協力、つまり取引許可の取得、会社または子会社の支店の開設などを求められる場合があります。

最も重要なタスクの1つは、取締役がいない場合の会社の実際の管理です。もちろん、これは、従業員が信頼できる信頼できる人物としての地位を確立している場合にのみ可能です。さらに、オフィスマネージャーの職務の説明には、一般的な委任状を作成する必要性に関する条項が含まれていることがよくあります。そのような文書は、例えば、重要度の高い郵便物を受け取るために必要とされるかもしれない。

非公式の要件

大企業は通常、事前にこの職位の候補者のオフィスマネージャーのサンプルの職務内容を把握しておくことで、要件と責任のリストを完全に把握できます。

しかし、そのような力を見ても、申請者は彼が企業の多くの従業員の一人であることを理解しなければなりません。この点で、仕事の説明に何が記載されていないかを忘れてはなりません。秘書機能を兼ね備えた事務局長は、必要に応じて配布できるよう、繊細な時間感覚を持った人でなければならない。

ワークフローを整理するためのタスク

彼の仕事の最も重要な要件は効率であるので、そのような立場を持っている人は消費される電気の量を制御するためにオフィスの材料を経済的に消費する義務があります。

他の従業員については、オフィスマネージャーはほぼ頭と同等の責任があります。これにより、彼は労働条件が承認された衛生基準と安全規則に従っていることを確認する必要があります。最後に、彼の直接的な職務の遂行において、オフィスマネージャーは機密文書にアクセスすることができます。そのため、要件の1つは、企業秘密の機密保持または会社の市場での立場に害を及ぼす可能性のあるその他の情報に関する契約の署名です。

オフィスマネージャーの権利

もちろん、そのような多くの職務の遂行により、従業員は特別な権利を行使することができます。彼らはまた、オフィスマネージャーの仕事の説明で綴られています。機密情報にアクセスする能力など、彼らの本質は、職務を遂行する必要性から直接生じます。その他は電源特権に関連付けられています。そのため、オフィスマネージャーは、制作ドキュメントで過失した過ちを訂正したり、インセンティブの量を設定したり、過失の従業員にペナルティを適用したりするよう残りのスタッフに要求する権利を持っています。

多くの場合、オフィスマネージャーは従業員と意思決定者の間のリンクです。そのような立場は、彼がより良い労働条件を達成し、特定の部門と企業全体の両方の仕事の質を改善するための集合的な願いを提示することを可能にします。